Программа Универсальная Система Учета может вести учет посменной охраны вашими сотрудниками.
С многочисленными возможностями программного обеспечения УСУ можно ознакомиться здесь, скачав демо-версию или посмотрев видео, а мы сейчас расскажем Вам о них.
Основная работа ведется в «модулях» «охрана» «клиенты».
Зайдя в этот модуль, вы увидите список ваших клиентов. В верхнем модуле содержится контактная информация и данные об общей задолженности или предоплате, а нижние вкладки используются для учета различных финансовых и бизнес-процессов.
Для добавления нового клиента нажмем правой кнопкой мыши в верхнем окне. Появится карточка нового клиента. Указываем здесь общую информацию по названию, расположению, контактные данные и реквизиты. Кроме того, относим клиента к определенной категории – от этого будут зависеть расценки на ваши услуги. Можно даже указать его координаты на карте.
С верхней таблицей связаны все нижние вкладки. Первая, «Услуги», используется для учета оказываемых вами услуг для выбранного клиента. Добавим сюда запись, что с начала этого месяца клиент пользуется допустим «ночной охраной вашими сотрудниками». Для каждой услуги можно задать период ее действия, чтобы у вас сохранялась вся история.
Теперь, если вы заключаете договор, перейдем в одноименную вкладку и добавим сюда информацию о договоре, его номере, сроках действия. Это позволит вам как хранить информацию по документам, так и контролировать разные связанные с ними процессы. К примеру, в специальном отчете «Заканчивающиеся договора» программа покажет вам список всех контрагентов, с которыми нужно заключить новое соглашение в выбранный период. Из этого отчета можно даже создать массовую рассылку клиентам с напоминанием!
Вернемся к нашему новому клиенту. Информацию о договоре можно не просто отметить. Для повышения производительности ваших менеджеров можно даже ваш договор встроить в программу «УСУ», чтобы он заполнялся автоматически. Это делается на заказ.
Вкладка сальдо используется для учета предыдущей задолженности или перерасчетов. В доверенных лицах можно указать список людей по данному объекту с данными по их документам.
Теперь назначим смену охране. Для этого откроем вкладку «описание смены» и создадим здесь шаблонное расписание по дням недели и времени, указав, какие ваши сотрудники должны охранять объект. Здесь же можно указать и ставку за час работы, чтобы затем программа подсчитала вам необходимую зарплату по охранникам. В шаблонное расписание достаточно указать тот период, который у вас будет повторяться.
Как только вы настроили образец расписания по вашим сотрудникам, можно автоматически его проставить на весь нужный период. Для этого используем действие «Назначить смену охране». Выбираем даты начала и конца и нажимаем «ок». Программа автоматически проставила расписание на весь заданный период. Любую дату можно при необходимости отредактировать вручную, чтобы, допустим, заменить сотрудника на несколько дней.
Таким образом мы создали нового клиента и настроили по нему первичную информацию. Все начисления программа делает автоматически с учетом заданных тарифов. Все расценки у вас находятся в справочниках – услуги – пакет услуг. Здесь по каждой услуге можно настроить расценки для каждой категории клиентов.
Начисления производятся с помощью действия «Провести начисления массовые», при необходимости это действие программа может выполняться в автоматическом режиме в начале каждого месяца или в другой заданный период. Оплата фиксируется во вкладке «Платежи». Но, если клиент оплачивает всю сумму долга, вы можете просто нажать действие «Погасить долг» или горячую клавишу F8, и система сама укажет оплату по нужным услугам.
В качестве дополнительной опции можно даже заказать связь с платежными терминалами Qiwi, чтобы любой клиент мог легко оплатить возле дома, а платеж при этом автоматически появился у вас в программе.
Контролировать ваших должников вы имеете возможность как по колонке «долг» в модуле «клиенты», так и отчетом «Список». В нем вы можете указать сумму долга, и тогда программа выведет вам тех должников, у которых задолженность превышает указанное значение. Если же оставить долг пустым, вы получите просто список ваших клиентов.
По начислениям вы можете сформировать квитанции, как одиночные, так и массовые, или счет-фактуру. Все отчеты и документы можно выгрузить в один из современных электронных форматов или сразу распечатать. Кроме того, из нашей программы квитанции можно даже отправить на почту клиенту!
Проанализировать общие итоги по всем вашим услугам и оплатам вы сможете из «Сводного отчета». В нем есть данные по начислениям, оплатам и долгам или переплатам за любой период. Из отчета «Зарплата и смены» вы узнаете статистику по часам и дням ваших охранников и необходимую сумму к выплате при сдельной заработной плате.
Отчет «клиенты по часам» покажет вам, сколько часов ваши сотрудники охраняли объекты клиентов по каждому месяцу за период. Это поспособствует определению суммы, которую нужно будет выставить в счете на оплату.
Когда вам нужно распечатать расписание по выбранному сотруднику или же найти свободных для согласования новой смены, вам поможет отчет «Расписание».
Внедрение автоматизации в Вашу компанию полностью изменит Вашу жизнь и откроет новые горизонты!
